As escolas devem organizar os seus alunos em grupos de acordo com as atividades em que vão participar (na maioria dos casos, em grupos com mínimo de 10 e máximo de 20 alunos), preencher e submeter um formulário de inscrição por cada grupo.

Com base no formulário de inscrição, a organização irá elaborar um programa para cada grupo de alunos.

Todos os grupos deverão ser acompanhados pelo menos por um professor responsável.

Por norma, a receção dos grupos será efetuada à entrada do Campus da Quinta de Prados, no horário indicado no programa de cada grupo.​

Os grupos que viajam em autocarro próprio deverão parar junto à entrada do Campus, para que os alunos saiam. Os autocarros poderão estacionar no parque de estacionamento reservado para este dia dentro do Campus.

À chegada à UTAD será atribuído a cada grupo um aluno-guia da UTAD que acompanhará esse grupo durante o cumprimento do seu programa na UTAD.

Deverão cumprir e fazer cumprir os horários estabelecidos. No caso de se verificarem atrasos da responsabilidade das escolas, as ações, cujos horários ficarem comprometidos, ficarão anuladas nesse horário e a organização tentará agendá-las, na medida do possível, noutros horários.

A distância entre os locais onde decorrem as diferentes atividades pode ser considerável, pelo que aconselhamos a consideração de 15 minutos entre cada uma delas.

A Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro pressupõe que os participantes autorizam a captação de imagens das atividades a desenvolver, bem como a sua divulgação em páginas de Internet dedicadas à iniciativa e a eventual utilização das mesmas na divulgação das atividades da Universidade.

Qualquer impedimento a esta utilização deve ser comunicado por escrito à organização pelos participantes, escola ou professores.